Report

സമ്പൂര്‍ണ്ണയില്‍ നിന്നും UID ഉള്ള കുട്ടികളുടെ വിശദാംശങ്ങള്‍ ലഭിക്കുന്നതിനുള്ള മാര്‍ഗം

              സമ്പൂര്‍ണ്ണ സോഫ്റ്റ്‌റ്വെയറില്‍ നിന്നും സ്കൂളിലെ ഏതെല്ലാം വിദ്യാര്‍ഥികളുടെ UID ഉള്‍പ്പെടുത്തിയിരിക്കുന്നത് എന്ന് കണ്ടെത്തുന്നതിന് എന്തെങ്കിലും എളുപ്പ മാര്‍ഗമുണ്ടോ എന്ന് ചിലരെങ്കിലും അന്വേഷിക്കുകയുണ്ടായി. ഇതിന് മാത്രമല്ല ഇതേ പോലെ ഏത് പ്രവര്‍ത്തനങ്ങള്‍ക്കും ആവശ്യമായ റിപ്പോര്‍ട്ടുകള്‍ തയ്യാറാക്കുന്നതിനുള്ള മാര്‍ഗം ചുവടെ വിശദീകരിക്കുന്നു.

റിപ്പോര്‍ട്ട് തയ്യാറാക്കുന്നതിന് മുമ്പ് നമ്മുടെ റിപ്പോര്‍ട്ടിലുണ്ടാവേണ്ട വിവരങ്ങള്‍ ഏതെന്ന ധാരണ മുന്‍കൂട്ടി തയ്യാറാക്കിയാല്‍ പ്രവര്‍ത്തനം എളുപ്പമാകും. ഇവിടെ വിശദീകരിക്കുന്നത് നമ്മുടെ വിദ്യാലയത്തില്‍ സമ്പൂര്‍ണ്ണ സോഫ്റ്റ്‌വെയറില്‍ ഉള്‍പ്പെടുത്തിയിരിക്കുന്ന എല്ലാ ഡിവിഷനുകളിലെയും വിദ്യാര്‍ഥികളുടെ യു ഐ ഡി വിശദാംശങ്ങളടങ്ങിയ റിപ്പോര്‍ട്ട് തയ്യാറാക്കുന്ന മാര്‍ഗമാണ്.

 

മുകളിലുള്ള Reports എന്ന മെനുവില്‍ ക്ലിക്ക് ചെയ്യുമ്പോള്‍ തുറന്നു വരുന്ന ജാലകത്തിലെ Custom reports എന്നതില്‍ ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക.

 

പുതിയ ജാലകത്തിന് മുകളിലുള്ള New Report എന്നതില്‍ ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക

തുറന്ന് വരുന്ന ജാലകത്തിലെ ആദ്യ വരി റിപ്പോര്‍ട്ടിന് പേര് നല്‍കുന്നതിനുള്ളതാണ്. ഇവിടെ റിപ്പോര്‍ട്ട് എന്തിനെ സൂചിപ്പിക്കുന്നു എന്ന് തിരിച്ചറിയുന്നതിന് അനുയോജ്യമായ ഏതെങ്കിലും പേര് നല്‍കുക. നമ്മുടെ പ്രവര്‍ത്തനം UIDയുമായി ബന്ധപ്പെട്ടതായതിനാല്‍ നമുക്ക് Report name എന്നതിന് നേരെ UID List എന്ന പേര് നല്‍കാം

ഇനിയുള്ളത് Search Criteria എന്ന തൊട്ട് താഴെയുള്ള വരിയാണ് റിപ്പോര്‍ട്ട് എന്തിനെ എന്ന് അടിസ്ഥാനമാക്കിയാണ് ഈ വരി തിരഞ്ഞെടിക്കേണ്ടത്. ഇവിടെ നമുക്ക് എല്ലാ ഡിവിഷനിലെയും കുട്ടികളുടെ വിശദാംശങ്ങള്‍ ആവശ്യമായതിനാല്‍ Division എന്ന് തിരഞ്ഞെടുക്കാം (നമുക്ക് എല്ലാ ഡിവിഷനുകളിലെയയും മുസ്ലീം പെണ്‍കുട്ടികളുടെ റിപ്പേര്‍ട്ടാണ് വേണ്ടതെങ്കില്‍ Division,Gender,Caste Name എന്നിവ തിരഞ്ഞെടുക്കാം) ഇതിനായി ഏതാണോ Criteria ആയി തിരഞ്ഞെടുക്കുന്നതിനുദ്ദേശിക്കുന്നത് അതിന് തൊട്ടിടത് വശത്തെ ചതുരത്തില്‍ ക്ലിക്ക് ചെയ്ത് ടിക്ക് മാര്‍ക്കിടുക

 

ഇപ്പോള്‍ ഇതിന് തൊട്ടുതാഴെ നാം തിരഞ്ഞെടുത്ത Criteria-യിലെ ഫീല്‍ഡുകള്‍ ഉള്‍പ്പെട്ട ഒരു ലിസ്റ്റ് തുറന്ന് വരും ഒന്നിലധികം  Criteriaകള്‍ തിരഞ്ഞെടുത്താല്‍ അതിനനുസരിച്ച് ലിസ്റ്റുകളുടെ എണ്ണം വര്‍ധിക്കും എന്നതിനാല്‍ ഏറ്റവും ചുരുങ്ങിയ എണ്ണം തിരഞ്ഞെടുക്കുക.

Input criterias to be used in search.എന്നതിന് താഴെയുള്ള ലിസ്റ്റില്‍ നിന്നും നമ്മുടെ ആവശ്യത്തിനുള്ള എല്ലാ ഡിവിഷനുകളുടെയും ഇടത് ഭാഗത്തുള്ള ബോക്സില്‍ ടിക്ക് മാര്‍ക്ക് നല്‍കുക. ഇവിടെ നാം സമ്പൂര്‍ണ്ണയില്‍ മുമ്പ് പലപ്പോഴായി തയ്യാറാക്കിയ എല്ലാ ഡിവിഷനുകളുടെയും പേരുകള്‍ ഉണ്ടാവും നിലവിലുള്ള ഡിവിഷനുകളുടെ മുന്നിലുള്ള ബോക്സുകള്‍ മാത്രം തിരഞ്ഞെടുക്കുക. ക്ലാസും ഡിവിഷനും വര്‍ഷവും ചേര്‍ന്നാണ് സമ്പൂര്‍ണ്ണയില്‍ ഡിവിഷനുകള്‍ ഉള്‍പ്പെടുത്തിയിരിക്കുന്നത്(ഉദാ: 9A2014-15 etc ) അതിനാലാണ് Criteria തിരഞ്ഞെടുത്തപ്പോള്‍ Class എന്നതിനു പകരം Division തിരഞ്ഞെടുത്തത്

ഇവ ടിക്ക് മാര്‍ക്ക് ചെയ്തപ്പോള്‍ ഈ ജാലകത്തിന് താഴെയായി Select and order the fields to be shown in the report.എന്ന താഴെക്കാണുന്ന മാതൃകയിലുള്ള ജാലകം ലഭിക്കും.ഈ ലിസ്റ്റ് നാം തയ്യാറാക്കാനുദ്ദേശിക്കുന്ന റിപ്പോര്‍ട്ടില്‍ ആവശ്യമായ ഫീല്‍ഡുകള്‍ തിരഞ്ഞെടുക്കുന്നതിനുള്ളതാണ്.

ഇതില്‍ നമ്മുടെ റിപ്പോര്‍ട്ടില്‍ ഉള്‍പ്പെടുത്തേണ്ടവയുടെ വലതു വശത്തുള്ള ചുവന്ന ആരോയില്‍ ക്ലിക്ക് ചെയ്യുമ്പോള്‍ ആ ഫീല്‍ഡ് വലതു വശത്തേക്ക് മാറും.ഇതില്‍ നമുക്കാവശ്യമായ ഫീല്‍ഡുകളെ തിരഞ്ഞെടുക്കുക.

വലതു വശത്തേക്ക് മാറിയ ഫീല്‍ഡുകളെ നിയന്ത്രിക്കുന്നതിനുള്ള ബട്ടണുകളാണ് വലത് വശത്ത് കാണുന്ന ആരോകള്‍ ഇവയിലെ പോയിന്ററുകളുടെ അഗ്രങ്ങള്‍ സൂചിപ്പിക്കുന്ന ദിശയിലേക്ക് ഇവയെ മാറ്റാവുന്നതാണ്(Up, Down, Left).ഇവ റിപ്പോര്‍ട്ടിലെ സെല്ലുകളില്‍ ഏത് ക്രമത്തിലാണ് വരേണ്ടത് എന്നതിനനുസരിച്ച് മാറ്റങ്ങള്‍ വരുത്തുക. ഇങ്ങനെ എല്ലാ മാറ്റങ്ങളും വരുത്തിയതിന് ശേഷം ചുവടെയുള്ള Save ബട്ടണ്‍ അമര്‍ത്തുക. ഇപ്പോള്‍ പുതിയ Reports Window  ലഭിക്കും ഇതിന് മുകളില്‍ Report Created successfully എന്ന മെസ്സേജ് ദൃശ്യമാകും.ഇതിന് താഴെ നിലവില്‍ തയ്യാറാക്കിയ റിപ്പോര്‍ട്ടുകളും കാണാം. ഏറ്റവും അവസാനം കാണുന്നതാണ് നമ്മള്‍ ഇപ്പോള്‍ തയ്യാറാക്കിയ റിപ്പോര്‍ട്ട്

ഇതിന് നേരെയുള്ള Show Report എന്ന ബട്ടണ്‍ അമര്‍ത്തിയാല്‍ റിപ്പോര്‍ട്ട് കാണാന്‍ സാധിക്കും.ഈ റിപ്പോര്‍ട്ടിനെ നമ്മുടെ ആവശ്യാനുസരണം ഉപയോഗിക്കുന്നതിനായി സ്പ്രെഡ്ഷീറ്റ്ഷീറ്റ് ഫോര്‍മാറ്റിലേക്ക് മാറ്റി സേവ് ചെയ്യുന്നതിന് Show Report ബട്ടണ്‍ അമര്‍ത്തുമ്പോള്‍ ലഭിക്കുന്ന പേജിന് മുകളിലുള്ള Export as CSV എന്നതില്‍ ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക.

ഇപ്പോള്‍ csv File ഓപ്പണ്‍ചെയ്യണോ എന്ന നിര്‍ദ്ദേശം OK അമര്‍ത്തുക.അപ്പോള്‍ താഴെ കാണുന്ന മാതൃകയില്‍ ലഭിക്കുന്ന ജാലകത്തിലെ Comma എന്നതിന് നേരെയും Queoted Field as Text എന്നതിന് നേരെയും ടിക്ക് മാര്‍ക്ക് നല്‍കി OK അമര്‍ത്തുക.

 

ഇപ്പോള്‍ ലഭിക്കുന്ന ഫയലിനെ File-->Save As ഉപയോഗിച്ച് ഉചിതമായ സ്ഥലത്ത് File Name നല്‍കി സേവ് ചെയ്യുക .സേവ് ചെയ്യുമ്പോള്‍ തുറന്ന് വരുന്ന Save ജാലകത്തില്‍ File Type Box-ല്‍ Text CSV എന്നതിനെ ODF Spreadsheet(.ods) എന്നോ  Microsoft Excel 97/2000/XP(xls) എന്നോ മാറ്റി സേവ് ചെയ്യുന്നത് ഉചിതമായിരിക്കും.

ഇങ്ങനെ ലഭിക്കുന്ന ഫയലിന്റെ തലക്കെട്ടുകളില്‍ ആവശ്യമായ മാറ്റം വരുത്തി ഫില്‍ട്ടര്‍ ചെയ്താല്‍ (Data -->Filter -->Auto Filter) നമുക്കാവശ്യമായ ഏത് വിവരങ്ങളും ലഭിക്കും. ഉദാഹരണത്തിന് UID ഇല്ലാത്ത കുട്ടികളുടെ വിശദാംശങ്ങളാണ് വേണ്ടതെങ്കില്‍ UID എന്ന തലക്കെട്ടിന് നേരെയുള്ള Arrow-യില്‍ ക്ലിക്ക് ചെയ്യുമ്പോള്‍ ലഭിക്കുന്ന ബോക്സിലെ empty എന്നത് സെലക്ട് ചെയ്യുക. ആ കോളത്തിലെ Empty ആയ സെല്ലുകള്‍ മാത്രം സ്ക്രീനില്‍ ദൃശ്യമാകും. വീണ്ടും പഴയതുപോലെ എല്ലാ വിവരങ്ങളും കാണുന്നതിന് ഇതേ തലക്കെട്ടിലെ All എന്നതില്‍ ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക

ഇത്തരത്തില്‍ നമുക്കാവശ്യമായ ഏത് വിവരങ്ങളും ഇതുപോലെ തയ്യാറാക്കി സൂക്ഷിക്കാവുന്നതാണ്. ഈ പോസ്റ്റുമായി ബന്ധപ്പെട്ട അഭിപ്രായങ്ങളും സംശയങ്ങളും കമന്റുകളായി ചേര്‍ക്കുമല്ലോ